Consulenti del lavoro
Consiglio provinciale di Milano
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“E non è necessario perdersi in astruse strategie, tu lo sai, può ancora vincere chi ha il coraggio delle idee.” (R. Zero, “Il coraggio delle idee”)
Per quanto il tema possa sembrare molto pratico, parlare della busta paga (documento su cui ancora oggi si incentra buona parte del rapporto di lavoro, quantomeno dal punto di vista amministrativo-gestionale) ha per noi operatori un senso di estrema concretezza.
Una prima importante riforma che introdusse il Libro Unico del Lavoro, più di sedici anni fa, e che ancora oggi regge, necessita nell’attuale di alcune integrazioni e raccordi, grazie anche all’esperienza nel frattempo fatta.
Lo scopo delle proposte che avanzeremo rileva molteplici linee guida: a) la trasparenza – verso il lavoratore e verso tutti gli attori interessati; b) la buona fede dell’imprenditore (che deve essere sostenuta e incentivata); c) il sostegno al lavoratore coinvolto in situazioni di difficoltà, che sono oggi al centro della riflessione (i c.d. adeguati assetti organizzativi, volti a prevenire e fronteggiare le crisi di impresa); d) il contrasto all’elusione.
Una legge di oltre settant’anni fa (Legge 5 gennaio 1953, n. 4), tuttora in vigore, ha disciplinato i termini di consegna della busta paga, stabilendo che essa debba essere consegnata (art. 1 e art. 3) all’atto della corresponsione della retribuzione¹.
L’obsolescenza di tale previsione appare evidente nel momento in cui oggi la retribuzione può essere corrisposta solo attraverso strumenti tracciabili, potendosi assolvere tale obbligo in modo istantaneo solo con il pagamento tramite assegno o con strumenti di accredito immediato, che stanno, per la maggior parte della popolazione ai due lati opposti: troppo antiquato il primo, piuttosto evoluto il secondo.
Si tratta pertanto di togliere il dettaglio “all’atto della corresponsione della retribuzione” dall’art. 1
“È fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare … ai lavoratori dipendenti, con esclusione […]”
e di riformare l’art. 3, L. n. 4/1953 come segue:
“Il prospetto di paga deve essere consegnato di norma al lavoratore entro 7 giorni dalla corresponsione della retribuzione.
Il prospetto di paga va comunque consegnato al lavoratore subordinato non oltre il periodo previsto dall’art. 39 comma 3 del D.l. n. 112/2008².
Per i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione individuali non si applica il secondo periodo.
In caso di fallimento o altra situazione di crisi aziendale attivata a termini di legge, ove le scritturazioni non fossero state eseguite, anche solo in parte, e ferme restando le sanzioni a carico del trasgressore originario, l’obbligo di consegna dev’essere adempiuto dal curatore, dal liquidatore o da altro soggetto analogo nel termine di 45 giorni dalla richiesta del lavoratore”.
Una breve spiegazione di quanto sopra proposto:
Slegare la consegna della busta paga dal pagamento della retribuzione ha, invero, il duplice scopo di adeguare l’obbligo ai moderni mezzi di pagamento e nel contempo di assicurare al lavoratore una doverosa trasparenza su quanto gli è dovuto.
Proponiamo inoltre l’abolizione integrale dell’art. 4 della L. n. 4/53³, che prevede attualmente l’esclusione dell’obbligo di consegna della busta paga per alcuni soggetti (Amministrazioni dello Stato, Regioni, Province, Comuni, aziende agricole che impiegano mano d’opera per non più di 3000 giornate anno e datori di lavoro domestico): non si comprende infatti per quale motivo, viste anche le capacità tecnologiche attuali, i lavoratori impiegati presso questi soggetti debbano essere meno tutelati rispetto agli altri.
Si consideri, peraltro, che la prassi ha già superato la norma: tale abolizione risulta doverosa, posto che tali soggetti già oggi ricevono la busta paga.
Attualmente il comma 5 dell’art. 39 del D.l. n. 112/2008 prevede che “con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4.”
Proponiamo una semplice inversione della frase finalizzata a rendere esplicito il fatto che il datore che deve provvedere all’elaborazione del Lul adempia all’obbligo di consegna della busta paga solo con la consegna di copia del Lul (che non resta pertanto un’opzione).
Proponiamo quindi la revisione del comma 5 dell’art. 39 del D.l. n. 112/2008 come segue:
“Il datore di lavoro tenuto all’elaborazione del libro unico del lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4 – ferme restando le scadenze ivi previste – con la consegna al lavoratore di copia integrale delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, anche per via telematica”.
Un’annotazione: per semplificare alcuni adempimenti, la data ultima di elaborazione-stampa del Lul è stata spostata dal 16 del mese successivo (scadenza dei versamenti) alla fine del mese. Resta il fatto che la stampa del Lul, pur così posposta, contiene i dati già considerati utili per l’elaborazione degli stipendi corrisposti e degli adempimenti fiscali e previdenziali conseguenti, dati che sono ben disponibili nell’immediato e di cui pertanto può essere data copia delle relative scritturazioni al lavoratore. Qualora tuttavia vi fosse una successiva variazione di tali dati, che rappresenta un’eccezione, la copia variata andrebbe consegnata al lavoratore.
Peraltro, con la previsione di cui al punto precedente (si noti l’aggiunta della parola “integrale”), intendiamo superare quel principio di prassi (Vademecum Lul, sez A. n. 23⁴) secondo cui non vi è obbligo di consegna al lavoratore della parte “presenze” del Lul.
Tale previsione aveva lo scopo di una semplificazione di adempimenti in una fase iniziale della riforma, ove i sistemi erano profondamente diversi e diversificati.
A distanza di quasi 17 anni oggi l’evidenza ci dice che fra presenze e Lul vi è ormai una piena corrispondenza, tanto che la maggior parte dei software prevede la stampa delle presenze integrata addirittura direttamente nel modello del cedolino.
Sempre per lo stesso criterio, è ormai il caso di sdoganare completamente la consegna telematica della busta paga, sia che essa avvenga a mezzo di posta elettronica o di messa a disposizione di uno spazio dedicato e accessibile solo al lavoratore in una piattaforma informatica o sul web o, ancora, con la ricezione tramite app, il che giustifica l’aggiunta dell’inciso “anche per via telematica”, nella nostra proposta di revisione del comma 5 dell’art. 39 del D.l. n. 112/2008.
Fermo restando l’obbligo di acquisire prova dell’avvenuta consegna del Lul, è pacifico che esso possa essere assolto anche mediante gli odierni sistemi informatici laddove essi registrino l’avvenuto accesso del lavoratore alla visualizzazione e/o stampa della propria busta paga, evitando l’onere della messa a disposizione da parte del datore di lavoro di strumentazioni elettroniche che permettano l’accesso informativo e/o la stampa della busta paga.
Le scritturazioni sul Lul – che non vogliamo appesantire più di tanto – non sempre assolvono interamente la completezza di alcune informazioni comunque importanti per il lavoratore.
Se consideriamo, ad esempio, le ferie ed i permessi maturati dal lavoratore, benchè essi siano già da molti datori di lavoro esposti a Lul, appare opportuno dare contezza degli stessi al lavoratore.
Proponiamo perciò un’ulteriore norma (potrebbe essere anche un comma aggiuntivo dell’art. 39) in questo senso.
“Ogni lavoratore ha diritto di ricevere almeno una volta all’anno, un prospetto riepilogativo di ferie, permessi ed ex festività, maturati, maturandi, goduti e residui, nonché della retribuzione maturata ai fini del TFR, laddove i predetti dati non siano già esposti sulla busta paga consegnata al lavoratore.
Inoltre, contestualmente all’erogazione del Trattamento di Fine Rapporto, di sue anticipazioni e/o acconti, oltre che ogni anno alla chiusura dell’annualità per i lavoratori in forza e, sempre, entro 60 giorni dalla data di cessazione, deve essere consegnato al lavoratore un prospetto riepilogativo del TFR, con indicazione dell’importo maturato, delle quote di rivalutazione e delle imposte sostitutive, distinte per ciascun anno.”
Tale disposizione prescinde dunque dall’effettiva erogazione del TFR, e si pone l’obiettivo di superare la criticità (oseremmo dire anche, la cattiva abitudine) di procedere alla liquidazione del TFR senza fornire evidenza delle somme annualmente accantonate e rivalutate né dei conteggi utilizzati per il calcolo dell’importo netto.
In tal modo si vogliono agevolare le operazioni di controllo della riliquidazione operata dall’Agenzia delle Entrate e, nel contempo, fornire un ulteriore elemento di trasparenza nei confronti del lavoratore. Peraltro, l’elaborazione e conservazione di un simile prospetto sarebbe anche di notevole aiuto nel caso di passaggio degli adempimenti da uno Studio ad un altro⁵.
Nell’archeologia normativa, esiste anche una norma (precisamente l’art. 19 della L. n. 218/1952) che contiene, pur nel suo equilibrio, un’insidia in parte ingiusta e rischiosa.
Riportiamo il testo:
“Il datore di lavoro è responsabile del pagamento dei contributi anche per la parte a carico del lavoratore; qualunque patto in contrario è nullo.
Il contributo a carico del lavoratore è trattenuto dal datore di lavoro sulla retribuzione corrisposta al lavoratore stesso alla scadenza del periodo di paga cui il contributo si riferisce.”
Nulla quæstio sul primo periodo.
Il secondo periodo però lega la possibilità di trattenere la quota a carico del lavoratore se e solo se la stessa viene corrisposta alla scadenza del periodo di paga cui il contributo si riferisce.
In altre parole, qualsiasi ritardo nel pagamento delle retribuzioni esporrebbe il datore di lavoro a sobbarcarsi il carico di un contributo che sarebbe non da lui dovuto.
Ciò tuttavia ci sembra un’eccessiva penalizzazione per il datore di lavoro che si trovasse in difficoltà economica, peraltro aggiungendo difficoltà a difficoltà.
Ma se, come da nostra attuale proposta, il datore di lavoro fosse comunque obbligato a consegnare la busta paga indipendentemente dal pagamento della retribuzione, in forza di un principio di trasparenza ed equità, per la stessa equità potremmo prevedere che in forza di tale consegna la legittimità della trattenuta sarebbe comunque possibile.
Andrebbe pertanto aggiunto all’articolo 19 della L. n. 218/1952 un ulteriore comma per cui
“Il contributo a carico del lavoratore può essere altresì trattenuto dal datore di lavoro se evidenziato sulla busta paga consegnata al lavoratore entro i termini di cui alla L. 4/53”.
La tutela della retribuzione del lavoratore resta quindi affidata in modo proprio e corretto all’eventuale debenza da parte del datore di lavoro di interessi e rivalutazione monetaria, nonché della disponibilità immediata della busta paga, anche ai fini di eventuali azioni ingiuntive.
Si aggiunge, evidentemente, per il datore l’obbligo di versamento della ritenuta contributiva con stretto criterio di competenza, del resto in parallelo con l’onere contributivo proprio aziendale.
In tutti i casi di retribuzione scritturata in quantità inferiore o non scritturata (a qualsiasi titolo) sulla busta paga, l’onere di trattenuta per la parte mancante ricadrebbe evidentemente in automatico interamente sul datore di lavoro, così come per la violazione della consegna della busta in modo tempestivo.
Ricordiamo infine la possibilità, logica e comunque prevista dalla prassi, di elaborare il Lul (che è un obbligo) su retribuzioni non pagate nella modalità “sospensione di imposta” ovvero non applicando le ritenute fiscali, che seguono invece strettamente il criterio di cassa.
Sul Lul e/o sulla busta paga (che abbiamo visto andare a braccetto nella maggior parte dei casi) si assiste spesso a qualche eccezione – a volte legittima, molto più spesso forzosa – che spunta fra le pieghe della norma, talvolta purtroppo invocata per evitare la piena trasparenza dei contenuti.
Riportiamo a tale proposito parte del comma 7 dell’art. 39, con qualche correzione (in grassetto) che fa parte della nostra proposta, di cui daremo evidenza dopo l’esposizione.
“7. Salvo i casi di errore meramente materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati di cui ai commi 1, 2 e 3 rispetto all’orario di lavoro o che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 1.500 euro. Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da 500 a 3.000 euro. Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1.000 a 6.000 euro. Ai fini del primo periodo, si intende per “trattamenti retributivi” qualsiasi dazione – anche a titolo meramente risarcitorio o in natura – spettante al lavoratore in forza di legge, contratto collettivo o individuale, o di regolamento o uso, anche unilaterale, aziendale; sempre ai fini del primo periodo, la nozione di omessa registrazione si riferisce alle scritture complessivamente omesse e non a ciascun singolo dato di cui manchi la registrazione e la nozione di infedele registrazione si riferisce alle scritturazioni dei dati di cui ai commi 1 e 2 diverse rispetto alla qualità o quantità della prestazione lavorativa effettivamente resa o alle somme effettivamente erogate; se non sussiste omessa o infedele registrazione è fatto salvo il disposto dell’art. 116 c. 12 della legge 388/2000.“
Le prime due modifiche hanno una finalità che, crediamo, appare abbastanza evidente.
La prima mira a precisare, togliendo ogni possibile ambiguità, che sono soggette a sanzioni quelle registrazioni che, pur non alterando la materia imponibile (e di conseguenza la retribuzione), occultano in qualche modo l’orario di lavoro effettivamente svolto dal lavoratore. I casi sono molteplici, dall’uso di straordinari c.d. forfettizzati (senza indicazione delle ore effettive), all’inserimento di poste premiali con il medesimo scopo.
La seconda toglie ogni dubbio sull’obbligo – che se non ottemperato verrebbe così sanzionato – di esporre a libro unico somme che, ancorché esenti, afferiscano a rimborsi, indennità o dazioni anche in natura erogati dal dipendente o fruiti (quali ad esempio i rimborsi chilometrici, le indennità di trasferta, i buoni pasto, …). È chiaro che si avverte la necessità di assicurare al Lul e alla busta paga la maggior trasparenza possibile, anche verso eventuali accertamenti.
L’ultima modifica proposta, invece, ha una ratio di equità. L’art. 116, co. 12 della Legge n. 388/2000 prevede la non applicazione di “tutte le sanzioni amministrative relative a violazioni in materia di previdenza e assistenza obbligatorie consistenti nella omissione totale o parziale del versamento di contributi o premi o dalle quali comunque derivi l’omissione totale o parziale del versamento di contributi e premi”.
È abbastanza evidente dal tenore del comma 7, anche dopo la modifica da noi proposta, che annotazioni infedeli o omesse facciano scaturire il provvedimento sanzionatorio.
L’infedeltà riguarda una serie di casistiche:
Vi è però una casistica, per quanto residuale, che vorremmo considerare, ed è quella per cui la violazione di norme di carattere previdenziale non discenda dalla omissione o infedeltà delle registrazioni, bensì solamente da una diversa considerazione della imponibilità fiscale o previdenziale delle stesse registrazioni, che non occultano o travisano in alcun modo la posta esposta (che rimane dunque esatta nella sua quantificazione ed esposizione) mancando completamente in questo caso, l’elemento soggettivo alla base della commissione della violazione (anzi, è proprio l’esposizione a Lul che determina la possibilità di accertamento).
Alcuni esempi potranno chiarire la questione e le nostre intenzioni: poniamo il caso di percettore di benefit generici (soglia 1.000/2.000 euro) esattamente annotati, ma per i quali sia sfuggita la percezione di altri beni della stessa natura percepiti in un precedente rapporto nell’anno, oppure non sia stata considerata la diversa soglia per il cessato carico fiscale (sempre nell’anno) del figlio.
Un altro caso: rimborsi spese correttamente evidenziati, il cui esame però determina l’imponibilità (perché effettuati per trasferte nel comune del luogo di lavoro o perché pagati con strumenti non tracciabili).
Gli operatori sanno che su poste simili talvolta il margine di errore è abbastanza ampio, eppure qui non c’è nessuna registrazione errata, nessun occultamento: anzi è proprio la loro esposizione che permette un controllo accurato ed eventualmente la ripresa di imponibilità.
Sempre seguendo lo stesso criterio, per fare un paragone contrario, trasferte o rimborsi spese inesistenti, non documentati o utilizzati per scopi elusivi, così come benefit non annotati, rimarrebbero scritture infedeli e perciò stesso sanzionabili.
Data la lunghezza del contributo, ci concediamo solo una brevissima considerazione finale.
Lo spirito delle proposte suddette è quello, come detto, di mantenere lo spirito originario del Lul ovverosia coniugare, ove possibile, semplicità con trasparenza, equità con rigore (ma senza accanimento), armonizzandolo con qualche norma intrinsecamente collegata.
Abbiamo pertanto inteso perfezionare (dopo diciassette anni di vigenza di una norma, comunque invecchiata bene) quei pochi aspetti che esaltassero ancor di più le predette finalità, offrendo le nostre riflessioni al confronto e al dibattito che è da sempre lo spirito di questa rubrica.
Note: