PROPOSTE DI MODIFICA ALLE PROCEDURE INAIL in una prospettiva di efficientamento dei rapporti con l’Ente

E non è necessario perdersi “ in astruse strategie, tu lo sai, può ancora vincere chi ha il coraggio delle idee. (R. Zero, “Il coraggio delle idee”

Possiamo dirlo, la fase post pandemica ha lasciato i segni anche sulla quotidiana attività degli studi professionali che, sulla scia di una diffusasi propensione a legiferare di “quantità”, si sono dovuti adeguare a tempi e modi di lavorare sempre più frenetici di fronte ad una vera e propria moltiplicazione degli adempimenti nella gestione del personale spuntati a colpi di documenti di prassi ammnistrativa e ispettiva. E il problema non è insito solo nella quantità degli adempimenti e di scadenze da tenere a mente, ma anche nella continua variabilità delle procedure, attanagliandoci nel dubbio se talune siano ancora vigenti e quali debbano, invece, ritenersi “superate”. E poi che dire di quante volte lavoriamo o digitiamo la stessa informazione, di quante volte ci rendiamo conto che un adempimento potrebbe essere assolto con tanto tempo in meno, probabilmente da dedicare ad altro, lavoro o vita privata che sia; spesso cediamo alla scelleratezza delle procedure, consci del tempo “futilmente investito”, ma con l’obiettivo di chiudere quella pratica e alla fine? Ci rendiamo comunque conto che il dato in nostro possesso è inesatto, non aggiornato o incompleto Partendo da queste considerazioni, il tentativo è quello di fare qualche riflessione su alcune delle procedure Inail, con l’intento non di redigere un mero “quaderno delle note negative” ma di suggerirne un concreto spunto di miglioramento.

GESTIONE DEI DATI AZIENDALI NELLE DENUNCE TELEMATICHE

L’anagrafica azienda racchiude l’insieme delle informazioni relative ai i dati anagrafici e classificativi delle ditte, compresi il codice PAT (Posizione Assicurativa Territoriale) e l’elenco delle polizze (artigiani e/o dipendenti) associate a ciascuna PAT. Consci della dirimente importanza dell’esattezza delle informazioni comunicate sia in fase di iscrizione azienda che di variazione dei dati aziendali, una delle preponderanti criticità riscontrabili nell’attuale sistema di gestione dei dati aziendali è che l’acquisizione delle informazioni e l’aggiornamento delle stesse da parte degli intermediari dipende dalla corretta e tempestiva comunicazione da parte dell’azienda che, specialmente per le variazioni, avviene spesso in ritardo rispetto ai canonici 30 giorni ammessi per le denunce di variazione, con le relative conseguenze sanzionatorie per il ritardato adempimento. In fase di iscrizione la procedura telematica richiede, dopo il preliminare passaggio di verifica che il codice fiscale della ditta da iscrivere non sia già associata ad una posizione assicurativa “attiva” negli archivi dell’Ente, l’inserimento dei seguenti dati anagrafici:

1.Natura giuridica; 2. Iscrizione CCIAA (se iscritto); 3. Sede legale; 4. Identificazione del legale rappresentante. Come anticipato in premessa, la primaria fonte delle informazioni è la documentazione fornita dall’azienda e, per uno snellimento della procedura e per maggiore certezza dei dati inseriti, sarebbe auspicabile, come già avviene nella denuncia di inizio attività con dipendenti ai fini Inps, che la compilazione dei suddetti campi avvenisse prelevando automaticamente, almeno per imprese e soggetti già iscritti, le informazioni presso il Registro Imprese; e perché no, forse ipotizzando anche una implementazione del “prelievo dati” per i lavoratori autonomi e altri soggetti non iscritti, eventualmente messe a disposizione quale fonte Agenzia delle Entrate in relazione alla posizione ai fini IVA. Le informazioni del Registro Imprese o di qualunque altro registro pubblico potrebbero poi fornire un sostanziale supporto in relazione al “settore di inquadramento presunto”, evincendo tale informazione, ad esempio, dalla sezione di iscrizione in Camera di Commercio (Artigianato, Industria, Agricoltura, Terziario) piuttosto che alla categoria di rischio assicurabile, stimabile da uno dei codici Ateco iscritti in visura. Si aggiunga infine l’importanza che il prelievo automatico dei dati dal Registro Imprese potrebbe avere, quale costante monitoraggio, che i dati presenti nell’anagrafica Inail siano sempre costantemente aggiornati, o che eventuali variazioni al Registro Imprese siano sempre coerenti con la classificazione aziendale, e, nel caso di variazione, prospettando anche l’emissione di una notifica all’intermediario delegato per presa conoscenza della medesima.

INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ATTIVITÀ DA ASSICURARE

L’attuale procedura di compilazione del quadro relativo alle “lavorazioni delle attività dipendenti e assimilati” (quadro C della denuncia di iscrizione, quadro V4 della denuncia di variazione dati) richiede che l’utente compili in modo dettagliato quanto richiesto nei vari campi relativamente alla singola attività svolta dal personale da assicurare. In particolare, i campi da compilare sono: 1. Lavorazione principale; 2. Prodotti finiti e/o servizi realizzati; 3. Lavorazioni complementari e/o sussidiarie; 4. Impianti e attrezzature utilizzate; 5. Mezzi di trasporto utilizzati; 6. Ciclo lavorativo ricordando che è obbligatorio compilare almeno i riquadri associati a Lavorazione principale, Prodotti finiti e/o servizi realizzati e Impianti e attrezzature utilizzate. La principale criticità che insiste oggi su questa procedura è la “forma libera” con cui l’utente è chiamato a compilare i suddetti campi, dato che le informazioni contenute possono dar luogo a interpretazioni da parte dell’operatore Inail atto a lavorare la pratica laddove le stesse non vengano fornite in maniera esaustiva o formalmente inequivocabili, con la conseguenza di un eventuale attribuzione di voce di rischio errata o non coerente con l’attività effettivamente esercitata. La soluzione prospettata è quella di una indicizzazione delle informazioni richieste per ciascun campo, con un menù a tendina in cui è possibile scegliere le specifiche attività sulla base della classificazione ISTAT, eventualmente filtrate sulla base del settore di inquadramento, lasciando quindi i campi “liberi” per le eventuali ulteriori informazioni a completamento della descrizione proposta automaticamente.

SOSPENSIONE DELL’ATTIVITÀ ASSICURATA E ANAGRAFICA UNICA PAT

Ad oggi l’eventuale esigenza di sospendere temporaneamente l’attività con dipendenti o collaboratori dichiarata su una determinata unità produttiva deve essere comunicata denunciando alternativamente: 1. Cessazione della singola lavorazione, nel caso siano state denunciate attività diversamente assicurabili, mantenendo attiva la relativa polizza e PAT; 2. Cessazione della polizza con la conseguente cessazione della PAT qualora ci sia un unico rischio assicurato. In generale ad oggi non è ammessa la possibilità di denunciare la momentanea sospensione né del singolo rischio (lavorazione) che della PAT, con il conseguente onere di dover eventualmente cessare la voce di rischio piuttosto che chiudere la posizione assicurativa per poi aprire una nuova all’esigenza, quindi perdendo anche i privilegi precedentemente acquisiti sulla riduzione del tasso. A riguardo è particolarmente singolare la questione che riguarda le imprese artigiane in quanto, laddove si verificasse l’esigenza di sospendere l’attività con dipendenti, la successiva riattivazione della polizza dipendenti dovrà obbligatoriamente essere denunciata su una nuova PAT. La possibilità di una denuncia di variazione per la sospensione dell’attività assicurata, d’altronde come già come avviene per la matricola DM INPS o come anche per le lavorazioni denunciate sui cantieri temporanei con la DNL TEMP, comporterebbe il vantaggio di poter gestire un’unica posizione territoriale per ciascuna unità produttiva e quindi 1. evitare di reinserire le informazioni identificative della sede e delle caratteristiche del rischio da riassicurare; 2. unicità della gestione amministrativa delle polizze insistenti sulla medesima PAT, quindi di uno storico più facilmente consultabile nel passaggio di gestione tra diversi intermediari; 3. evitare il pagamento di rate anticipate durante l’anno con i relativi conguagli in sede di autoliquidazione. Su quanto di cui al suddetto punto 2) potremmo ulteriormente argomentare di quanto sia ad oggi difficoltoso ricostruire le variazioni storiche intervenute su una PAT, spesso necessarie in caso di pretese avanzate in eventuali accessi ispettivi o in provvedimenti di riclassificazione del rischio. A riguardo sarebbe opportuno che le variazioni storiche si storicizzassero nell’anagrafica PAT con la possibilità di accedere al dato ante modifica.

ISCRIZIONE E CANCELLAZIONE, CONSULTAZIONE DATI DEI SOCI NON ARTIGIANI

In relazione ai soci non artigiani, parliamo di una delle gestioni più emblematiche dell’Inail stante che ad oggi la procedura presenta non poche problematiche. Partendo dalla denuncia di iscrizione, la comunicazione di inizio attività del socio non artigiano prevede due distinti adempimenti

1. comunicazione relativa al rischio assicurato, compilando il quadro “P” all’interno della polizza dipendenti della singola PAT, dichiarando i dei dati anagrafici del soggetto da assicurare, qualifica (socio, coadiuvante, ecc.) e indicazione del rischio da associare al soggetto.

2. comunicazione relativa al rapporto lavorativo, compilando telematicamente la Denuncia Nominativa Assicurati (DNA), che identifica il rapporto tra soggetto assicurato e soggetto assicurante su una determinata PAT. In ragione della loro diversa finalità, le due comunicazioni, per quanto afferenti al medesimo soggetto e al medesimo rischio, devono essere effettuate entro termini completamente diversi

• la compilazione del quadro P deve avvenire contestualmente alla presentazione della denuncia di iscrizione con la data di inizio attività o comunque entro il termine di trenta giorni se effettuata successivamente;

• la DNA soci deve essere effettuata almeno un giorno prima dell’inizio del rapporto di lavoro. Per completezza d’informazione e funzionalmente alla trattazione, ricordiamo che i medesimi adempimenti comunicativi, alle medesime scadenze, sono richiesti anche per l’iscrizione dei soci artigiani, eccezion fatta per il titolare artigiano per il quale non è richiesta la DNA.

Al fine di razionalizzare l’inserimento dei dati, sarebbe pertanto auspicabile unificare entrambi gli adempimenti in un’unica comunicazione preventiva, da trasmettersi contestualmente alla denuncia di iscrizione o variazione. Analogamente all’iscrizione, per dichiarare la cessazione del socio non artigiano abbiamo lo stesso duplice adempimento comunicativo. Tuttavia, per quanto attiene la variazione del quadro P, nonostante anche la suddetta debba avvenire telematicamente, attualmente le sedi Inail sembrano non recepire il dato comunicato, rendendosi necessario l’invio del modulo cartaceo a mezzo PEC. Con l’auspicio di effettivamente operativa la procedura (formalmente già lo è da tempo), si aggiunga che anche in tale circostanza, come evidenziato in caso di iscrizione, il duplice adempimento comunicativo potrebbe essere unificato in uno solo. Per quanto attiene la verifica di eventuali soci non artigiani già iscritti, informazione importante per la corretta gestione della liquidazione del premio, specie nel caso di passaggio tra diversi intermediari, l’evidenza anagrafica risulta riscontrabile interrogando lo storico delle DNA trasmesse (se trasmesse!) anche da precedenti intermediari, mancando invece la possibilità di accedere ad un elenco delle informazioni legate al tipo di rischio cui risultano assicurati che è invece esclusivamente evincibile nella denuncia di variazione, in relazione al tipo di lavorazione collegata con la denuncia. Quest’ultima informazione, diversamente che per gli artigiani, non è evincibile né nei certificati assicurativi rilasciati dall’Ianil a seguito di lavorazione della denuncia né all’interno delle informazioni consultabili nella PAT, con la necessità di richiedere il dato alla sede Inail di competenza. Sarebbe pertanto opportuno che nella consultazione della posizione aziendale fosse rilavabile non solo la presenza di soggetti non artigiani assicurati, ma che per ciascuno di essi, identificato con il relativo codice fiscale, si evincesse il rischio collegato, la data di inizio ed eventuale data di cessazione del rapporto assicurativo e/o di variazione dello stesso.

PROPOSTA SEMPLIFICAZIONE DENUNCIA DI INFORTUNIO

Per concludere la carrellata degli adempimenti semplificabili, non poteva mancare un accenno alla denuncia d’infortunio. Come tutti sappiamo la denuncia di infortunio è quell’adempimento a carico del datore di lavoro che nasce nel momento in cui occorre un “infortunio dei lavoratori dipendenti o assimilati soggetti all’obbligo assicurativo, che siano prognosticati non guaribili entro tre giorni escluso quello dell’evento, indipendentemente da ogni valutazione circa la ricorrenza degli estremi di legge per l’indennizzabilità.” Tale obbligo, ai sensi dell’art. 53, D.P.R. n. 1124 del 30 giugno 1965 deve essere adempiuto telematicamente entro due giorni da quando il datore di lavoro ne è venuto a conoscenza. Con la denuncia si ottempera anche all’obbligo ai fini statistici e informativi al SINP istituito nel 2017,1 ai sensi dell’art. 18, D.lgs. n. 81 del 9 aprile 2008. Quando l’infortunio è ritenuto guaribile entro tre giorni vige il solo obbligo di comunicazione di infortunio ai fini statistici e informativi 2; la comunicazione da effettuarsi entro 48 ore dalla ricezione del certificato medico, è sempre telematica ed è possibile convertirla in Denuncia di Infortunio qualora lo stesso, inizialmente prognosticato guaribile in tre giorni, viene invece prolungato oltre il terzo giorno. In caso di infortunio mortale o con pericolo di morte, il datore di lavoro deve segnalare l’evento entro ventiquattro ore e con qualunque mezzo che consenta di comprovarne l’invio, fermo restando comunque l’obbligo di inoltro della denuncia/comunicazione nei termini e con le modalità di legge (art. 53, c. 2, D.P.R. n. 1124/1965 e s.m.i.). La denuncia di infortunio assolve anche l’obbligo previsto all’art. 54 del D.P.R. n. 1124/65 per la Pubblica sicurezza a cui occorre inviare la denuncia se l’infortunio è mortale o con prognosi superiore a 30 gg.. Lo scorso 6 dicembre 2023 l’INAIL con una nota ha reso noto che sono stati istituiti dei nuovi canali chiamati “Gestione Eventi Lesivi” e “Servizi Dispositivi”, che permettono al datore di lavoro, ed ai suoi delegati (sono quindi esclusi gli intermediari), di accedere a dei servizi dispositivi che consentono di compilare e inviare online alcuni dei questionari, finora inviati per posta ordinaria/Pec, ad integrazione della denuncia di infortunio o di malattia professionale precedentemente trasmessa. Riguardo invece la sezione dei servizi dispositivi la sua compilazione è richiesta direttamente dall’Istituto attraverso un atto istruttorio inviato al datore di lavoro per integrare le informazioni mancanti nella denuncia, e che sono utili alla sede Inail per procedere con l’istruttoria della pratica. In particolare, i dati che vengono richiesti possono riguardare:

• i dati retributivi mancanti nella Denuncia/ Comunicazione di infortunio o nella Denuncia di malattia professionale come, ad esempio, i dati retributivi per il calcolo dell’indennità giornaliera per inabilità temporanea assoluta sia per il lavoratore a tempo pieno sia per il lavoratore a tempo parziale

• le informazioni riguardanti gli infortuni in itinere. I servizi dispositivi possono essere compilati e inviati direttamente dal datore di lavoro oppure su specifica richiesta da parte della sede Inail competente tramite un atto istruttorio. Sappiamo poi che per gli infortuni occorsi al titolare di azienda artigiana e al lavoratore autonomo ed ai suoi familiari che prestano attività nell’impresa agricola, l’obbligo di denuncia, ove questi siano impossibilitati, si intende assolto con l’invio del certificato medico da parte del medico o della struttura sanitaria competente al rilascio, fermo restando la necessità di inoltrare la denuncia/comunicazione per le finalità assicurative. Vediamo sinteticamente quali dati devono essere indicati nella denuncia/comunicazione di infortunio:

• Datore di Lavoro (sezione obbligatoria)

• Generalità del lavoratore (sezione obbligatoria)

• Tipologia rapporto di lavoro (sezione obbligatoria)

• Descrizione infortunio (sezione obbligatoria)

• Dati retributivi nei quindici giorni precedenti (sezione opzionale)

La maggior parte di tali informazioni ritenute obbligatorie nella compilazione della denuncia, come ad esempio le generalità del lavoratore, il giorno e l’ora dell’infortunio, la descrizione dell’infortunio (per quanto riguarda la versione del lavoratore), natura e la sede della lesione, sono contenute nel certificato medico che viene preventivamente inviato all’Inail da parte del medico o della struttura sanitaria competente al rilascio. Con la ricezione del certificato d’infortunio telematico l’Inail riesce ad avere contezza in tempi brevissimi, dell’infortunio occorso e soprattutto della gravità dello stesso e quindi la denuncia a cui è tenuto il datore di lavoro appare ridondante e superflua per la maggior parte delle informazioni in essa contenute, Si potrebbe allora ipotizzare di abolire la denuncia di infortunio? A nostro avviso, se non proprio eliminare, si potrebbe senz’altro drasticamente ridurre il numero delle informazioni da comunicare in quanto, come appare evidente la maggior parte delle notizie fondamentali sono contenute nel certificato medico e le altre (tra l’altro alcune nemmeno ritenute obbligatorie) possono essere reperite attraverso la consultazione della banca dati Inps, in cui confluiscono mensilmente le informazioni derivanti dalle denunce Uniemens. Del resto, la denuncia d’infortunio risulta già essere assolta con la ricezione del certificato medico telematico già per alcune categorie professionali come innanzi detto. Il certificato medico telematico, infine, potrebbe sostituire anche la denuncia alla Pubblica Sicurezza di cui all’art. 54 del D.P.R. n. 1124/65, in quanto le informazioni in esso contenute sono le medesime richieste dalla denuncia. La nostra proposta è quindi quella di mantenere la sola comunicazione ai fini informativi e statistici e di utilizzare il canale dei Servizi Eventi Lesivi per la comunicazione delle informazioni relative alle retribuzioni che hanno subito modifiche nei quindici giorni precedenti l’infortunio. Ovviamente sarebbe auspicabile che tale canale fosse reso accessibile anche agli intermediari.

1. L’articolo 18, comma 1-bis, del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, è stato riformulato dall’articolo 3, comma 3-bis, dalla legge 27 febbraio 2017, n. 19, di conversione del decreto legge 30 dicembre 2016, n. 244. Il decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali e del Ministro della salute di concerto con il Ministro della semplificazione e la pubblica amministrazione 25 maggio 2016, n. 183 con cui è stato approvato il regolamento recante regole tecniche per la realizzazione e il funzionamento del Sistema informativo nazionale per la prevenzione (SINP) nonché le regole per il trattamento dei dati è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, 27 settembre 2016, n. 226 ed è entrato in vigore il 12 ottobre 2016.

2. Circolare Inail n. 42/2017.

Scarica l'articolo