HR&Organizzazione – Lean Office e mattoncini

di Andrea Merati, Consulente sistemi di gestione aziendale

Sono tristini, piccoli, scomodi, non puliscono, non assorbono e sono i più diffusi tovagliolini da bar; a volte sono così lisci e scivolosi che espandono fino alla guancia ciò che dovrebbero asportare, eppure si trovano sui banconi e i tavolini della maggior parte di gelaterie e pasticcerie. Lo scopo per cui esistono è quello di gettare nel mistero la riflessione umana e veicolare un marchio al minor costo possibile; l’esatto contrario della prima delle undici ovvietà che proponevo nell’articolo di dicembre: mi hanno insegnato che bisogna iniziare individuando dove risiede il valore del servizio per i clienti; su questo argomento, però, non credo di poter dare contributi stellati, sicuramente un consulente del lavoro ha bene in mente che non deve mai produrre tovagliolini che costano poco, tanto per metter lì qualcosa che sembra essere utile e per far numero. Quindi andiamo a vedere ciò che segue: migliorare l’organizzazione dello studio, entrando in un’ottica per cui processi e persone valorizzano il lavoro producendo soddisfazioni e reddito (ormai è diventato uno slogan che, in varie forme, si trova appeso sulle pareti delle sale riunioni e ha la stessa profondità di penetrazione del “Buongiorno, tutto bene? Sì, grazie e lei? Bene, grazie.” ma che, assorbito e applicato, varrebbe di più).

Lean Office

Il titolo di questa sezione è solo indicativo, sia perché il concetto, già di per sé, è pieno di propaggini scientifiche, accademiche e filosofiche più o meno interessanti, sia per l’evoluzione dell’estensore di questo articolo avvenuta in compagini piene di contaminazioni.

Un qualsiasi corso di Lean che si rispetti parte dal concetto che l’applicazione ai processi d’ufficio della Metodologia 5S e l’avvalersi di audit (mi permetto di aggiungere: brevi, reali e non burocratici) per misurarne i progressi apportati, genera una migliore organizzazione dell’ambiente di lavoro. Fatti doverosamente i compiti con una bella definizione passiamo ai contenuti.

  1. Seiri, sgomberare. È l’invito a distinguere e separare quello che serve davvero da ciò che invece è superfluo, ridondante o utile solo in altri ambiti o altri momenti. Secondo diverse teorie derivanti dalle neuroscienze, mediamente, utilizziamo solo il 20% di ciò che possediamo o abbiamo a disposizione.
  2. Seiton, sistemare. Identificati arnesi e oggetti indispensabili, è necessario decidere dove metterli; lo scopo è quello di renderne rapido l’accesso in generale ma, in particolare, a ciò che si usa con maggior frequenza o serve in caso di emergenza.
  3. Sesio, splendere. Questo è l’argomento più soggettivo e filosofico, si parla di disordine e di quanto possa essere influenzato da oggetti e luoghi disagevoli, sporchi o spiacevoli alla vista e all’umore.
  4. Seiketsu, standardizzare. Si suggerisce di attivare il riordino dei primi tre punti a cadenza regolare e continuativa.
  5. Shitsuke, sostenere. Le quattro regole precedenti dovrebbero diventare parte fondante e integrante dell’organizzazione aziendale e del metodo di lavoro delle persone, non si devono ridurre a meri adempimenti ma essere riconosciuti per la loro utilità e per il loro effetto positivo.

L’origine giapponese imprime alle cinque esse una sobria essenzialità, alla quale mi sono associato per modalità comunicativa, aggiungendo poche precisazioni che ho ricavato incrociando i principi Lego (sì, quella dei mattoncini, che propone un metodo serio per giocare con il pensiero creativo e l’organizzazione aziendale), questo per lasciare a chi legge la libertà di pensare se e come questo discorso possa essere utile e, pertanto, se possa essere il caso di perdere tempo nella lettura degli articoli che verranno.

Mi permetto solo di suggerire la rilettura dei cinque principi accostandoli a documenti, software, informazioni e procedure, se no rischiamo di perderci nel riordino del primo cassetto della scrivania.

Preleva l’articolo completo in pdf