HR&Organizzazione – Esistono giorni che rendono maggiormente smart il lavoro agile? Si! ACCORGIMENTI PRATICI PER UN FUTURO “REALMENTE SMART”

di Barbara Garbelli, Consulente del Lavoro in Pavia, Esperta in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro

Sin dall’introduzione dello smart working nel nostro ordinamento con L. n. 81/2017 (e ancora prima per le realtà aziendali che lo avevano mutuato dalla normativa europea) il lavoro agile ha rappresentato una grande opportunità per rendere la prestazione lavorativa al passo con i tempi conciliando i tempi vita-lavoro, così da essere inserito comunemente nei piani di welfare aziendale come elemento migliorativo.

Lo smart working si è poi trasformato, nell’attuale contesto pandemico, in una vera e propria scialuppa di salvataggio, permettendo di fatto la prosecuzione dell’attività lavorativa in maniera sicura in molte realtà aziendali.

Tuttavia, l’utilizzo massivo ed indiscriminato di questo istituto ha fatto emergere diversi punti di attenzione, soprattutto riguardo ai risvolti in termini di stress per i lavoratori che lo hanno adottato per lunghi periodi.

Pertanto, lo smart working, inizialmente considerato un valido strumento per migliorare la qualità di vita di ogni lavoratore, oggi costituisce un elemento da monitorare e regolamentare, così come dimostra il disegno di legge in Senato relativo ai tempi di disconnessione.

Nonostante i punti di attenzione, lo smart working è considerato il modello di lavoro del futuro. La pandemia ha dato vita ad un modello ibrido, in cui la costante presenza in ufficio è superata per dare spazio anche al lavoro da remoto, a casa o ovunque ci si trovi. La maggior parte delle aziende stanno pensando di proporre -o lo hanno già fatto uno schema di smart working che preveda almeno un giorno, se non addirittura due, di prestazione da remoto; la ricerca dello schema ottimale è una costante, anche in termini di studio e analisi.

Se il futuro sembra scritto e difficilmente si tornerà al modello “classico”, ci si chiede però quali siano i giorni della settimana in cui è meglio lavorare da casa. Alcune aziende lasciano libertà di scelta al lavoratore, ma non tutte.

Secondo uno studio della rivista “The Economist” scegliere il giorno potrebbe ridurre lo stress e nello stesso tempo aumentare la produttività: pertanto una scelta corretta potrebbe portare al goal, ovvero bilanciare lavoro e vita privata, cercando di monitorare ed intervenire sulle discrasie legate alla iper-connessione.

Quali sono quindi i giorni che permettono una miglior performance e quali le ore della giornata?

Probabilmente la scelta dei tempi e dei modi sarà negoziata dalle singole realtà, ma ove i dipendenti potranno esprimere le proprie preferenze, avere una strategia chiara potrebbe aiutare a massimizzare la performance e minimizzare lo stress.

  1. LUNEDÌ

Potrebbe sembrare la scelta più ovvia: lavorare da remoto dopo il fine settimana di fatto ne prolunga la durata; inoltre, chi si sposta per il fine settimana potrebbe restare dove si trova, evitando le code da rientro della domenica sera. Nel diciottesimo e nel diciannovesimo secolo, quando la gente veniva pagata il sabato, l’assenteismo nel primo giorno ufficiale della settimana lavorativa era così comune che era conosciuto come “il lunedì santo”, perché sembrava quasi una seconda domenica. Ma dal punto di vista organizzativo il lunedì è tendenzialmente un giorno di riunioni, organizzazione e si stabiliscono le priorità per il resto della settimana. Perciò l’Economist suggerisce che sarebbe meglio andare in ufficio in quel giorno e rimandare il tempo per il lavoro da remoto a più tardi nella settimana.

  1. MARTEDÌ

Ad alcune persone potrebbe non piacere l’idea di trascorrere il martedì a casa, poiché spezza la settimana lavorativa in due parti disuguali. Eppure, il martedì sembra anche un giorno che pochi altri potrebbero scegliere, con il vantaggio di non doversi “tuffare in un gomitolo di strade” come recitava il poeta Ungaretti.

  1. MERCOLEDÌ

Scegliere il mercoledì implica due giorni di lavoro in ufficio, un giorno in remoto, altri due giorni in ufficio e poi un weekend di due giorni. Le aziende saranno probabilmente felici di permettere ai dipendenti di scegliere questo giorno, dato che il lunedì e il venerdì saranno le opzioni più popolari. Un ulteriore vantaggio potrebbe essere costituito dall’orario flessibile: permetterebbe infatti durante la giornata di occuparsi delle proprie incombenze evitando la folla del fine settimana o della sera all’uscita dall’ufficio, abbassando di conseguenza il livello di stress.

  1. GIOVEDÌ

Anche il giovedì spezza la settimana lavorativa, ma secondo l’Economist sembra un giorno di lavoro a distanza meno soddisfacente del martedì. Questo perché, avendo evitato il pendolarismo il giovedì, toccherà il venerdì. Ma per chi sceglie il binomio giovedì più venerdì, significa che si può iniziare a pensare al fine settimana il mercoledì sera.

  1. VENERDÌ

Come il lunedì, questa è una scelta poco funzionale, perché normalmente desta sospetto e quindi implica la necessità psicologica di controllo continuo della prestazione del lavoratore, con conseguente distress (ovvero lo stress “cattivo”) sia per il datore di lavoro che per il lavoratore.

A parere dell’Economist è una scelta migliore recarsi in ufficio il venerdì e optare per il lavoro da casa in un altro giorno, quando sarà più facile ricavarsi un po’ di tempo libero senza destare sospetto. L’Economist è perentorio. Chi vuole conservare la reputazione di dipendente diligente e gran lavoratore non deve scegliere il venerdì per il lavoro a distanza.

Naturalmente, molte aziende pensano già di prevedere due giorni di lavoro a distanza, il chè porta ad altre dieci possibili combinazioni. Il settimanale inglese consiglia di non scegliere lunedì/venerdì o giovedì/venerdì come combinazione a distanza: martedì e giovedì potrebbe essere la soluzione ottimale, garantendo la presenza in ufficio a giorni alterni.

Ma l’analisi non si ferma ai giorni, sviluppa anche il tema dell’orario.

Anche in questo caso le combinazioni sono tante e l’unica certezza è che le regole del lavoro sono in continua evoluzione e sta al singolo scegliere come sfruttarle al meglio per godere i vantaggi offerti dal lavoro a distanza; questo in funzione di due variabili imprescindibili: il buon senso ed i limiti posti dal datore di lavoro in termini di disconnessione.

Il lavoro in modalità smart piace proprio a tutti?

Mentre i giovani sembrano gradire il lavoro da remoto, chi ha una famiglia con figli, non di rado, ha lamentato una certa difficoltà nel lavorare da casa a causa delle numerose distrazioni della vita domestica. Da qui l’idea che lavorare da casa comporti maggior lavoro rispetto a quello in ufficio. Altre ricerche, invece, hanno messo in luce che lo smart working fa risparmiare sui mezzi pubblici o il carburante così come per il pranzo fuori. C’è, però, chi ha lamentato una maggiore spesa per le bollette domestiche.

Come per la costruzione di un piano di welfare aziendale efficace, anche in questo caso

sarà prerequisito fondamentale ed imprescindibile una corretta mappatura della popolazione aziendale e delle relative esigenze.

Facciamo il punto: smart workers o telelavoratori a domicilio? I rischi della confusione dei termini

La fase di emergenza determinata dal Covid-19 ha prodotto una esplosione del lavoro a distanza svolto essenzialmente da casa, ritenuto nei vari D.P.C.M. e atti del Governo fin dall’inizio della pandemia “da favorire in quanto utile e modulabile strumento di prevenzione”. Il 6 aprile 2021, nel Protocollo di aggiornamento al precedente Protocollo anti contagio del 24 aprile 2020, il concetto è stato ribadito. La tecnologia digitale delle comunicazioni, ormai disponibile in modo

diffuso, fin dal primo lockdown ha prodotto, quindi, quello che alcuni definiscono “smart working emergenziale”, aumentando esponenzialmente la quota ancora esigua delle aziende che, agli inizi del 2020, cominciavano a praticare forme di lavoro a distanza e coinvolgendo anche tutta la pubblica amministrazione, nella quale ancora oggi è ritenuta la “modalità ordinaria” di lavoro.

In tempi normali non avremmo avuto, così rapidamente, circa il 15% di persone che lavorano da remoto. Questa brusca accelerazione, dettata dall’urgenza di introdurre il distanziamento sociale, ha prodotto qualche confusione e, spesso, diverse contraddizioni. Cosa è smart working e cosa no

L’anglicismo smart working, infatti, viene utilizzato frequentemente per definire qualunque tipo di prestazione di lavoro che non si svolga nella sede dell’azienda, e quindi a distanza, ma è un errore che va evitato. Provando a fare un po’ di chiarezza, il concetto di lavoro a distanza (o da remoto) include:

  • Il lavoro agile, regolato dalla Legge n. 81/2017al Capo II, dagli 18-24.
  • Il telelavoro, che ha come riferimento l’accordo interconfederale del 9 giugno 2004, oltre che, per la salute e sicurezza sul lavoro, il comma 10 dell’art. 3 del lgs. n. 81/2008;
  • Il lavoro tramite piattaforme digitali, regolato dal D.lgs. n. 81/2015 – come modificato dal l. n. 101/2019, convertito con modificazioni in Legge n. 128/2019 – che prevede norme specifiche a tutela del lavoro svolto mediante piattaforme digitali e, in particolare, dell’attività lavorativa dei ciclo fattorini (c.d. riders).

Quindi lo smart working è solo una delle modalità possibili del lavoro a distanza. Tralasciando ai fini del nostro ragionamento il lavoro tramite piattaforme digitali, concentriamoci sul lavoro agile e sul telelavoro per provare a ricondurre le cose nel giusto alveo, perché quello che ha prodotto lo smart working “emergenziale” appare più come un telelavoro da casa che come il lavoro agile con le finalità del comma 1 dell’art.18 della Legge n. 81/2017, ove si legge:

“Le disposizioni del presente capo, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”

Le conseguenze in termini di sicurezza Questa sorta di ibrido nei fatti si è dimostrato certamente utilissimo per abbattere il rischio assembramenti ma con ricadute tutte da verificare per la salute e sicurezza dei lavoratori. Soprattutto per la mancanza di postazioni a norma nelle abitazioni. Ciò comporta l’insorgere molto probabile di disturbi muscolo scheletrici e visivi, ma anche di rischi trasversali che vanno tenuti assolutamente in debito conto, come certamente lo stress da lavoro correlato, con difficoltà di concentrazione, nervosismo, senso di isolamento e/o di alienazione e tutto quanto possa essere collegato a questo prolungato sconvolgimento della vita sociale degli individui. Sono tutti rischi che vanno indagati e prevenuti, atteso che ormai è passato oltre un anno dall’inizio dell’emergenza e che questa modalità non sparirà completamente quando si tornerà a poter circolare liberamente. L’art. 22, L. n. 81/2017 fornisce informazioni legate alla sicurezza sui luoghi di “lavoro agile”: il datore di lavoro, che garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore, ha l’obbligo di fornire al lavoratore che opera in modalità agile (e al RSPP aziendale), con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale siano individuati i rischi generali ed i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Una volta ricevute tali informazioni, le attrezzature ed eventuali DPI necessari allo svolgimento delle attività previste, lo smart worker diventerà, in buona sostanza, responsabile di sé stesso.

A monte di tutto dovrà, ovviamene, essere modificato il Documento di Valutazione dei Rischi: l’art. 29, co. 3 del D.lgs. n. 81/2008 prevede infatti che il DVR debba essere obbligatoriamente rielaborato ogni qualvolta cambiano le modalità di gestione dell’attività lavorativa o il luogo in cui questa attività viene prestata.

La periodica verifica delle strumentazioni fornite allo smart worker rimane ovviamente un impegno in capo al datore di lavoro, secondo l’art. 37, D.lgs. n. 81/2008.

Cosa è successo invece nell’ambito emergenziale? La velocità con cui si è dovuto adottare lo smart working ha comportato una semplificazione procedurale, che non ha investito soltanto l’accordo fra le parti, ma anche la parte relativa alla sicurezza sul lavoro.

A scopo di semplificazione, l’Inail ha introdotto un importante documento di aiuto pratico, rendendo disponibile sul proprio sito un’informativa base per gli smart worker che può essere utilizzata dai datori di lavoro in questa fase di emergenza, eventualmente con poche o minime variazioni, per rendere velocemente operativi i propri lavoratori in modalità “agile”, come la situazione di emergenza richiede.

Nel documento fornito dall’Inail vengono innanzitutto richiamati i riferimenti normativi alla Legge n. 81/2017 e al Decreto legislativo n. 81/2008 circa gli obblighi del datore di lavoro e dei lavoratori, successivamente si descrivono i comportamenti di prevenzione generale del rischio che lo smart worker deve mettere in atto e si passa alle indicazioni su come gestire le attività lavorative in ambienti outdoor e in ambienti indoor privati; in questa parte, in particolare, vengono presi in esame le caratteristiche ed i requisiti dei locali, dell’illuminazione e dell’areazione. I capitoli successivi sono dedicati alle informazioni relative al corretto utilizzo delle attrezzature dei dispositivi di lavoro (in particolare notebook, tablet e smartphone), degli impianti elettrici e al rischio incendi.

In pratica si tratta di un sunto delle informazioni che vengono normalmente fornite ogni qualvolta viene frequentato il corso di formazione previsto per tutti lavoratori nuovi assunti, che viene riadattato per la nuova modalità di prestazione dell’attività lavorativa.

In questo ambito tuttavia molti datori di lavoro hanno ignorato tre aspetti fondamentali:

  1. la rivalutazione del rischio;
  2. l’organizzazione dell’azienda e delle attività di comunicazione efficace ai lavoratori;
  3. la rivalutazione dello stress lavoro

Lo smart working nel futuro

A distanza di ormai un anno molte realtà aziendali si stanno strutturando per mantenere in essere l’home working; ad oggi, infatti, il 75/80 % dei lavoratori intervistati preferisce questa modalità a quella in sede. Il layout delle strutture aziendali necessariamente cambierà, ospitando meno postazioni fisse. Alcune grandi realtà aziendali stanno imboccando questa strada, ad esempio Amazon e Twitter che hanno promesso ai propri dipendenti di poter lavorare a distanza per la maggior parte del tempo, a tempo indeterminato. Diverso invece è il caso di Google, che accelera sulla riapertura degli uffici per il prossimo settembre e fissa dei paletti per il lavoro da remoto: una riapertura limitata sta già partendo ora, in base al numero dei lavoratori vaccinati e l’afflusso dei lavoratori andrà via via aumentando.

Gli uffici avranno un layout diverso, più

amichevole e ai lavoratori sarà concesso di portare al lavoro i propri cani; ritornare al lavoro potrebbe suscitare emozioni differenti e l’azienda vuole rendere meno traumatico possibile questo passaggio.

I punti d’attenzione per il datore di lavoro Attualmente il datore di lavoro deve monitorare la situazione aziendale, verificando la bontà delle modalità di lavoro da remoto adottate in azienda ricordando che:

È OBBLIGATORIO È CONSIGLIATO
Aggiornare il documento di valutazione dei rischi Procedere alla rivalutazione

del rischio stress lavoro correlato

Fornire gli strumenti tecnologici idonei al corretto funzionamento dell’attività lavorativa Sviluppare percorsi di comunicazione efficace con i lavoratori, per evitare o correggere problematiche legate al lavoro da remoto
Formare ed informare

i lavoratori sui rischi legati allo smart working

 

 

Conclusioni e prospettive

Lo smart working non ci abbandonerà nel futuro: l’orientamento del mercato del lavoro è chiaro e le prassi precedenti la pandemia rimarranno un lontano ricordo.

Tuttavia, per una corretta gestione di questa nuova prassi lavorativa sarà necessario valutare il nuovo contesto sociale: la preoccupazione del contagio con il tempo verrà meno e condividere i luoghi di lavoro fornirà la possibilità di confrontarsi in maniera costruttiva, elaborando nuove soluzioni e creando uno spirito di squadra difficilmente ravvisabile nelle modalità di lavoro da remoto.

Occorrerà pertanto rivalutare il ruolo delle relazioni sociali, anche attraverso le riunioni tramite call che, ad oggi, fungono da mero strumento tecnico di lavoro.

Lavorare ponendo attenzione a questi aspetti potrà favorire l’identità del gruppo lavorativo, senza rischiare che le relazioni possano diventare ingestibili.

Datore di lavoro e dirigenti che incentiveranno queste modalità relazionali saranno i veri imprenditori del futuro “prossimo”.

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