La pagina della Mediazione civile e commerciale – Mediazione civile e commerciale: le Buone Prassi

Una breve descrizione di quelle che possiamo definire “buone prassi” è utile per illustrare concretamente l’attività svolta per una corretta gestione delle domande mediazione. A seguire i passaggi che caratterizzano l’attività della Segreteria che si occupa della verifica e del controllo delle domande di mediazione inoltrate all’OMCC per consentire al Mediatore l’acquisizione di ogni elemento utile allo svolgimento della mediazione. La Segreteria svolge un ruolo prezioso anche durante gli incontri di mediazione e nelle sue fasi conclusive. Una particolare attenzione viene dedicata alla illustrazione del contenuto dei verbali di mediazione che vengono redatti a margine della procedura stessa e che consacrano il contenuto dell’accordo di mediazione. Chiude questo breve intervento un richiamo alla formulazione della proposta del mediatore e alle indennità.

La segreteria

La segreteria istituita presso l’Ordine dei Consulenti del Lavoro di Milano OMCC – sede di Milano – verifica e controlla la redazione della domanda e l’inoltro corretto: territorialità e documentazione come supporto alla sede Centrale di Roma.

Prima e durante i vari incontri la segreteria è attiva per chiedere alle parti tutti i documenti necessari utili al Mediatore designato prima dell’incontro e durante gli incontri successivi.

È presente agli incontri per la redazione dei verbali.

Al termine dell’incontro l’eventuale documentazione ricevuta viene archiviata localmente on line e in forma cartacea consultabile a richiesta delle parti previa approvazione della segreteria Centrale OMCC Organismo di Mediazione dei Consulenti del lavoro di Roma che si occupa di redigere un apposito registro di tutte le mediazioni assegnate, i tirocini eseguiti, le dichiarazione di riservatezza e eventuali dichiarazioni di imparzialità e indipendenza del mediatore e a provvedere all’archiviazione come da disposizioni del Ministero di Giustizia.

La segreteria OMCC sede dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro di Milano agisce a sostegno della segreteria centrale dell’OMCC dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro di Roma per quanto attiene tutte le prassi previste dal Regolamento dell’Organismo.

Di seguito sono elencate alcune regole che facilitano il buon esito amministrativo burocratico delle procedure di mediazione.

1.1 Il fascicolo di mediazione

Il fascicolo di mediazione depositato presso la sede amministrativa locale contiene:

1. la dichiarazione del mediatore di accettazione dell’incarico;
2. la dichiarazione di imparzialità e indipendenza e riservatezza sottoscritta dal mediatore e dai mediatori in tirocinio;
3. la scheda del Ministero per il monitoraggio (a cura della segreteria Centrale);
4. la scheda di valutazione del servizio;
5. la “Dichiarazione iniziale di adesione” da far sottoscrivere alle parti.

Esaminato attentamente il contenuto del fascicolo seguiranno da parte della segreteria i successivi controlli per verificare che:

• siano state versate le spese di avvio da parte di tutti i soggetti coinvolti nel tentativo di mediazione;le parti coinvolte nella procedura di mediazione abbiano il potere di rappresentanza o se presente un soggetto con delega, lo stesso abbia depositato la Procura Speciale Notarile a Negoziare.

Importante inoltre, che la segreteria accerti alla presentazione della domanda che le parti saranno personalmente presenti alla procedura e in caso di mediazione obbligatoria, siano assistite dai propri legali.

Qualora una o entrambe le parti non siano assistite dal proprio legale, con l’aiuto del Mediatore designato si sensibilizzeranno le stesse ad essere accompagnate da un difensore. L’eventuale rifiuto verrà indicato nella redazione del verbale da sottoscrivere.

1.2 Durante l’incontro

È buona prassi attendere tutte le parti prima di dare inizio alla procedura di mediazione affinchè si proceda all’apertura dei lavori con la presenza di tutti i soggetti coinvolti.

Avviata la procedura il mediatore designato proseguirà nel primo momento ad ulteriori verifiche anche se siano già state anticipate dagli addetti alla segreteria nel momento della ricezione dei documenti.

• Il mediatore quindi verificherà l’identità dei presenti e in caso di soggetti giuridici, controllerà che gli stessi siano muniti dei poteri di legale rappresentanza.
• In caso di presenza dell’avvocato, il difensore deve essere munito di procura speciale a conciliare come previsto per tutte le mediazioni obbligatorie e disposte dal giudice in base all’art. 5, co. 1-bis e co. 2 del D.lgs. n. 28/2010:
• bisogna ricordare che la procedura di mediazione prevede che le parti partecipino con l’assistenza dell’avvocato al primo incontro e agli incontri successivi fino al termine della procedura; sarà cura del mediatore coinvolgere tutti ad essere sempre presenti per il buon esito della procedura e per una buona definizione conciliativa. Nel caso venisse richiesta una procedura di mediazione facoltativa: le parti possono partecipare anche senza l’assistenza di un avvocato come chiarito anche dalla circolare Ministeriale del 27 novembre 2013 che permette alle parti in ogni momento di esercitare la facoltà di ricorrere all’assistenza di un avvocato, anche in corso di procedura di mediazione purchè si tratti di procedura facoltativa.

Nulla vieta alle parti decidere di essere assistite comunque dagli avvocati solo nella fase finale della mediazione e che, quindi, i difensori possano intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo per accertare la regolarità formale nel rispetto delle norme imperative e dell’ordine pubblico ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del D.lgs. n. 28/2010.

È buona prassi inoltre da parte del Mediatore avviare la procedura rassicurando le parti dei propri compiti e della sua figura professionale come soggetto neutrale ed imparziale nei confronti di tutti i presenti seguendo le successive brevi regole oltre a saper attivare le sue capacità comunicative e di accoglienza.

È importante quindi per il Mediatore presentarsi alle parti e presentare l’Organismo anche in fase di presenza di una sola di esse:

• chiarire le finalità dell’incontro;
• chiedere espressamente alle parti la volontà di dare inizio alla procedura sottoscrivendo la loro adesione;

• redigere il verbale di avvio e adesione alla mediazione. Nel caso di risposta affermativa di tutte le parti il mediatore invita le stesse alla sua sottoscrizione;
• chiarire in caso di rifiuto, che ai fini dell’assolvimento della condizione di procedibilità, il mediatore deve invitare le parti a esprimersi sulla possibilità giuridica di iniziare la mediazione, intendendo per “possibilità” l’assenza di questioni che renderebbero inutile giuridicamente l’accordo eventualmente raggiunto (quali ad esempio la mancanza dei poteri formali e sostanziali di una delle parti, l’assenza di un litisconsorte necessario);
• se le parti o una delle parti insistesse sulla sua posizione di rifiuto ad iniziare la mediazione sarà redatto il verbale “di mancata adesione”.

1.3 I verbali di mediazione

I verbali devono essere redatti utilizzando il Prototipo istituito dall’OMCC di Roma e devono essere stampati possibilmente a colori.

• In caso di verbale di mediazione con più fogli (quindi con più di due facciate), le firme delle parti e l’autografa del mediatore devono essere apposte anche a margine su ciascun foglio, diversamente dall’ultimo ove verranno apposte solo in calce.

• Il verbale deve riportare tutti i dati identificati della procedura delle Parti e dell’Organismo.
• Nella parte descrittiva invece verrà così commentata “ dopo l’ampia discussione e le sessioni congiunte e riservate”, e si prosegue con le diverse opzioni a seconda di come si è svolta la procedura.

Il verbale di Mancata adesione viene redatto quando: una delle parti non si presenta o si presenti senza un valido procuratore; una o tutte le parti dichiarano di non voler iniziare la procedura.

Il verbale di Accordo:

• Nel caso di Verbale di accordo, l’accordo deve essere predisposto separatamente dalle parti e dagli avvocati sottoforma di scrittura privata e da tutti loro sottoscritta e allegata al verbale.
• Così redatta la scrittura privata è titolo esecutivo senza necessità di successiva omologa da parte del Presidente del Tribunale.
• È importante chiarire da parte degli avvocati che quanto contenuto nell’accordo non é contrario all’ordine pubblico né alle norme imperative.

Il verbale di mancato accordo:

• Il mediatore redige il verbale negativo con l’indicazione della proposta del mediatore ove da lui formulata nel solo caso previsto dal Regolamento dell’Organismo.

Il verbale di rinvio:

• Viene redatto a semplice rinvio e/o con le motivazione del caso
• Es. fissa il successivo incontro per la data del , alle ore sempre nella stessa………….

Entrambi i verbali debbono riportare come in tutti gli altri tutti i riferimenti identificativi e la sottoscrizione di rinvio o di mancato accordo.

1.4 La proposta

Si presenta un breve estratto dal Regolamento OMCC Organismo dell’Ordine dei Consulenti del lavoro.

• In qualunque fase del procedimento, il mediatore, sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire, deve formulare una proposta di conciliazione qualora tutte le parti partecipanti all’incontro ne facciano concorde richiesta.
• Il mediatore può formulare una proposta di conciliazione solo quando l’accordo non sia stato raggiunto.
• Prima della formulazione della proposta il mediatore deve informare le parti sulle possibili conseguenze di cui all’art. 13 del D.lgs. n. 28/2010. In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
• Nella formulazione della proposta il mediatore è vincolato, in ogni caso, al rispetto dell’ordine pubblico e delle norme imperative. Omissis…

La redazione dei Verbali

• Il verbale di mediazione e la scrittura privata dell’eventuale accordo vanno redatti non avendo righe in bianco o saltate.
• Vanno stampati tanti originali quante sono le parti partecipanti più un esemplare per l’ODM. La Segreteria rilascia un esemplare del verbale a ciascuna parte che lo richieda, previa regolarizzazione del versamento del saldo degli oneri di mediazione e delle spese vive documentate.

1.5 Le indennità

Le indennità dovute per lo svolgimento della procedura di mediazione sono elencate nell’Allegato A del Regolamento OMCC Consulenti del lavoro.

• Le indennità comprendono le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.
• Le indennità sono dovute da ciascuna parte, per lo svolgimento del primo incontro, per un importo di euro 40,00, per liti di valore fino a 250.000,00 euro e di euro 80,00 per quelle di valore superiore. Le altre indennità sono calcolate in base alla tabella A allegata al regolamento ODM in base agli scaglioni in esso definiti.
• Le indennità vanno versate al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.
• Le indennità sono dovute anche in caso di mancato accordo.Le indennità di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento. Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.
• Le indennità di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell’organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’art. 11 del D.lgs..

Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.